Datenschutzerklärung
Alle personenbezogenen Daten unterliegen dem Datenschutz. Generell folgt das Hochschulsportzentrum dem Gebot der Datensparsamkeit und erhebt und verarbeitet nur Daten, die für die Erbringung seiner Leistung unbedingt benötigt werden.
Diese Seite soll Ihnen zeigen, welche Daten, wann und zu welchem Zweck erhoben werden.
Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Ansprechpartner zu Datenschutzthemen ist das Dresdner Institut für Datenschutz Hospitalstraße 4 01097 Dresden
Tel.: +49 (0) 351 / 655 772-0
E-Mail: datenschutz@htwk-leipzig.de
Datenverarbeitung:
Mit dem von uns eingesetzten IT- und Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.
Gespeicherte Daten
Definition von Nutzergruppen
Das Hochschulsportzentrum der HTWK Leipzig unterscheidet Personen, die das Internet- und Sportangebot nutzen, in verschiedene Nutzergruppen.
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Nutzergruppe |
Beschreibung |
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Besucher |
Besucher sind natürliche Personen, die die Internetpräsenz und das Onlineangebote des Hochschulsportzentrums nutzen (z. B. „News“ lesen, Sportangebote einsehen) |
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Teilnehmer |
Teilnehmer sind natürliche Personen, die der Nutzergruppe „Besucher“ angehören und darüber hinaus das Sportangebot des Hochschulsportzentrum nutzen, indem sie über ein IBUS-Konto (Internet-Buchungssystem-Konto) verfügen |
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Übungsleiter |
Übungsleiter sind natürliche Personen, die der Nutzergruppe „Teilnehmer“ angehören und darüber hinaus Sportangebote des Hochschulsportzentrums anleiten. |
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Verwaltung |
Mitarbeiter des Hochschulsportzentrums, die mit der Verwaltung von Sportangeboten, Support-anfragen, Planung, Auswertung, Einstellung, sowie der Systemkonfiguration beauftragt sind, gehören zu dieser Nutzergruppe |
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Erwähnte |
unter Erwähnte verstehen wir natürliche Personen, die mit Namen, Vornamen, ggf. Zughörigkeit zu einer Vereinigung (z. B. Sportverein), ggf. einer Leistung (z. B. Teilnahme oder Sieg bei einem Wettkampf/Sportart) auf unserer Internetpräsenz genannt bzw. erwähnt werden (z. B. unter Platzierungen bei Wettkämpfen).
Diese bereits öffentlichen Daten unterliegen nicht dem Datenschutz und sind nicht Teil unserer Datenschutzerklärung. |
Gespeicherte Daten von Besuchern
Von Besuchern speichern wird keine Daten, mit Ausnahme der freiwillig durch den Besucher an uns übermittelten, nachstehenden Angaben:
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Erfasste Daten |
Zweck |
Zugriff durch Nutzergruppe „Benutzer“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Teilnehmer“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Übungsleiter“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Verwaltung“ |
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Support-Anfragen: E-Mail, Name, Anliegen (freiwillig) |
Zum Zwecke der Beantwortung Ihrer Anfrage via Support-Formular |
nein |
nein |
Nur Anfragen zu eigenen Veranstaltungen |
ja |
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Newsletter: E-Mail, Name (freiwillig) |
Erbringung der angeforderten Leistung |
nein |
nein |
nein |
ja |
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Technische Informationen (automatisch, bei bestimmten Ereignissen), IP-Adresse |
Identifikation von technischen Programmfehlern und die Unterbindung von erkannten Manipulationsversuchen (z. B. systematischen Ausprobieren von Passwörtern oder Angriffe auf die Betriebsinfrastruktur) |
nein |
nein |
nein |
ja |
Gespeicherte Daten von Teilnehmern
Zur Buchung von Sportangeboten ist ein Konto beim Hochschulsport nötig. Bei der Registrierung und der anschließenden Buchung von Sportangeboten werden die folgenden Daten von Teilnehmern erfasst:
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Erfasste Daten (Erfassungsart) |
Zweck |
Zugriff durch Nutzergruppe „Benutzer“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Teilnehmer“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Übungsleiter“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Verwaltung“ |
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Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort, Geschlecht (Pflichtangaben) |
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nein |
Eigene Daten |
für Teilnehmer eigener Veranstaltungen (außer Passwort) |
ja |
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weitere Eigenschaften zum Hochschulsport-Konto (freiwillige Angabe) |
Ansprache, Kontaktmöglichkeit (z. B. Telefonnummer, Anrede) |
nein |
Eigene Daten |
nein |
ja |
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Zugehörigkeit zu einer Personengruppe (Pflichtangabe) |
Vergünstigungen (Beiträge, Buchungszeiten) für Stunden und Angehörige der HTWK Leipzig |
nein |
Eigene Daten |
für Teilnehmer eigener Veranstaltungen |
ja |
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Anschrift des Teilnehmers (nur Pflicht bei Buchung beitragspflichtiger Veranstaltungen) |
Durchführung von Forderungsmanagement (Mahnwesen) |
nein |
Eigene Daten |
nein |
ja |
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gebuchte Veranstaltungen (automatisch erfasste Daten bei Buchung von Veranstaltungen) |
|
nein |
Eigene Daten |
nur eigene Veranstaltungen |
ja |
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stornierte Buchungen zu Veranstaltungen (automatische oder durch Teilnehmer selbst durchgeführte Datenerfassung) |
Datum der Stornierung einer Veranstaltungsbuchung inkl. einem Kennzeichen, wer die Stornierung durchgeführt wurde (z. B. manuell durch den Teilnehmer selbst) |
nein |
Eigene Daten |
nur eigene Veranstaltungen |
ja |
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Qualifikation (freiwillige Angaben) |
zur Identifikation und gezielten Ansprache von (Leistungs-) Sportlern und/oder Übungsleitern für HTWK-Mannschaften, Trainer und/oder Übungsleiter |
nein |
Eigene Daten |
nein |
ja |
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Datum des letzten Logins (automatische Erfassung) |
zur Bestimmung des Löschzeitpunktes des Kontos (siehe Abschnitt „Löschung von Daten von Teilnehmern“) |
nein |
nein |
nein |
nein |
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Überweisungsinformationen (Datum des Zahlungseingangs, Kontoinhaber, Überweisungstext; keine IBAN/BIC) (Quelle: Dezernat Finanzen) |
Zuordnung der Überweisung zu einer getätigten Buchung |
nein |
nein |
nein |
ja |
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Weitere Merkmale (freiwillige Angabe bei ausgewählten Veranstaltungen) |
Verbesserung der zu erbringenden Dienstleistung (z. B. Konfektionsgröße zur Bestellung von Sportkleidung für die Teilnehmer bei Marathonveranstaltungen) |
nein |
Eigene Daten |
nein |
ja |
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Gutschriften (automatisch, falls zutreffend) |
zur Verrechnung von vorhandenen Gutschriften mit weiteren, beitragspflichtigen Buchungen |
nein |
nein |
nein |
ja |
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Wartelistenwunsch für ausgebuchte Sportangebote (automatisch, falls zutreffend) |
Versand von entsprechenden Informationen, wenn Plätze für die Veranstaltung frei werden |
nein |
Eigene Daten |
nein |
ja |
Gespeicherte Daten von Übungsleitern
Von Übungsleitern werden neben den Information, die unter den Nutzergruppen „Besucher“ und „Teilnehmer“ (falls zutreffend), zusätzlich diese Informationen gespeichert.
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Erfasste Daten |
Zweck |
Zugriff durch Nutzergruppe „Benutzer“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Teilnehmer“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Übungsleiter“ |
Zugriff durch Nutzergruppe „Verwaltung“ |
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Zuordnung Übungsleitung - Veranstaltung |
Management der Veranstaltung (Leistungserbringung) |
nein |
nein |
nein |
ja |
Einsicht in gespeicherte Daten
Um Sie als Teilnehmer und/oder Übungsleiter bei der Auslebung Ihres Rechts, Einsicht, Korrektur und Löschung in die über Sie gespeicherten Daten zu nehmen, zu unterstützen, haben wir das Datenblatt-Formular geschaffen (Menü „Mein Sport“ →„Datenblatt“). Mithilfe des Formulars können Sie alle über Sie bei uns gespeicherten Daten einsehen.
Darüber hinaus können Sie selbstverständlich Ihr Recht geltend machen uns, bezüglich der über Sie gespeicherten Daten zu kontaktieren.
Löschung von Daten
Daten von Benutzern
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Support-Anfragen und Technische Informationen (ohne Teilnehmerzugehörigkeit) werden nach Ablauf von 12 Monaten nach Erstellung gelöscht.
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E-Mail-Adresse zwecks Versendung von Newslettern wird unmittelbar nach Austragung aus dem Verteiler (durch Nutzer selbst oder Verwaltung) durchgeführt.
Daten von Teilnehmern und Übungsleitern
Alle nachstehenden Daten werden 12 Monate nach dem letzten erfolgreichen Login des jeweiligen IBUS-Kontos automatisch gelöscht oder anonymisiert.
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Daten |
Art der Veränderung |
Beschreibung |
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Vor- und Zuname, Passwort, E-Mail |
Anonymisierung |
Ersetzung durch feste Zeichenkette, da Pflichtfeld |
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Löschung |
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Teilnehmer und Übungsleiter haben darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit, ihr IBUS-Konto manuell zu löschen (Menü „Mein Sport“ →“Account stilllegen“). Dabei werden die gleichen Abläufe zu Löschung bzw. Anonymisierung durchgeführt.
Cookies und Logging
Bei sogenannten Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (z. B. Computer) gespeichert werden und bei jeder Anfrage an die Internetseite, zu der der Cookie gehört, mitgesendet werden. So wird es möglich, Sie bzw. Ihr Endgerät über mehrere Anfragen „wiederzuerkennen“.
Das IBUS-System des Hochschulsportzentrums der HTWK Leipzig benötigt aus technischer Sicht Cookies, um Sie (bzw. Ihr IBUS-Konto) über mehrere Anfragen (z. B. den dreiseitigen Buchungsprozess einer Veranstaltung) „wiederzuerkennen“.
Weiterhin benutzen wir einen Cookie der uns dabei hilft, die von Ihnen zuletzt eingestellte Sprache (z. B. Deutsch) bei Ihrem nächsten Besuch voreinzustellen.
Wir verwenden Cookies nicht, um Sie (bzw. Ihr Endgerät) über die o. g. Funktionen hinaus zu verfolgen (z. B. um die Häufigkeit Ihrer Besuche o.ä. zu messen).
Weitere Datenverarbeitung
Mit der Teilnahme am Hochschulsport wird die Einwilligung mit einer entsprechenden internen Datenverarbeitung zum Zwecke der Organisation, der Verwaltung, der Evaluation und des Qualitätsmanagements des Hochschulsports erklärt.
Bei Sportangeboten und Veranstaltungen des Hochschulsports kann es zu einer Fotodokumentation kommen. Die Bilder werden in unterschiedlichen Medien auch Online zur Verfügung gestellt. Jeder Veranstaltungsteilnehmer willigt ein, dass diese Fotos unentgeltlich verwendet werden können. Die Einwilligung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden.
