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HTWK Leipzig
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Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Alle personenbezogenen Daten unterliegen dem Datenschutz. Generell folgt das Hochschulsportzentrum dem Gebot der Datensparsamkeit und erhebt und verarbeitet nur Daten, die für die Erbringung seiner Leistung unbedingt benötigt werden.

Diese Seite soll Ihnen zeigen, welche Daten, wann und zu welchem Zweck erhoben werden.

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Ansprechpartner zu Datenschutzthemen ist der Datenschutzbeauftragte der HTWK Leipzig, Herr Prof. Dr. rer. nat Johannes Waldmann.

E-Mail: datenschutz<ätt>htwk-leipzig.de (bitte ersetzen Sie das "<ätt>" durch das @-Zeichen)

Telefon: +49 341 3076-6479

Anschrift: HTWK Leipzig, Datenschutzbeauftragter, Gustav-Freytag-Straße 42 a, 04277 Leipzig

Gespeicherte Daten

Definition von Nutzergruppen

Das Hochschulsportzentrum der HTWK Leipzig unterscheidet Personen, die das Internet- und Sportangebot nutzen, in verschiedene Nutzergruppen.

Nutzergruppe

Beschreibung

Besucher

Besucher sind natürliche Personen, die die Internetpräsenz und das Onlineangebote des Hochschulsportzentrums nutzen (z. B. „News“ lesen, Sportangebote einsehen)

Teilnehmer

Teilnehmer sind natürliche Personen, die der Nutzergruppe „Besucher“ angehören und darüber hinaus das Sportangebot des Hochschulsportzentrum nutzen, indem sie über ein IBUS-Konto (Internet-Buchungssystem-Konto) verfügen

Übungsleiter

Übungsleiter sind natürliche Personen, die der Nutzergruppe „Teilnehmer“ angehören und darüber hinaus Sportangebote des Hochschulsportzentrums anleiten.

Verwaltung

Mitarbeiter des Hochschulsportzentrums, die mit der Verwaltung von Sportangeboten, Support-anfragen, Planung, Auswertung, Einstellung, sowie der Systemkonfiguration beauftragt sind, gehören zu dieser Nutzergruppe

Erwähnte

unter Erwähnte verstehen wir natürliche Personen, die mit Namen, Vornamen, ggf. Zughörigkeit zu einer Vereinigung (z. B. Sportverein), ggf. einer Leistung (z. B. Teilnahme oder Sieg bei einem Wettkampf/Sportart) auf unserer Internetpräsenz genannt bzw. erwähnt werden (z. B. unter Platzierungen bei Wettkämpfen).

 

Diese bereits öffentlichen Daten unterliegen nicht dem Datenschutz und sind nicht Teil unserer Datenschutzerklärung.

 

Gespeicherte Daten von Besuchern

Von Besuchern speichern wird keine Daten, mit Ausnahme der freiwillig durch den Besucher an uns übermittelten, nachstehenden Angaben:

Erfasste Daten

Zweck

Zugriff durch Nutzergruppe „Benutzer“

Zugriff durch Nutzergruppe „Teilnehmer“

Zugriff durch Nutzergruppe „Übungsleiter“

Zugriff durch Nutzergruppe „Verwaltung“

Support-Anfragen: E-Mail, Name, Anliegen (freiwillig)

Zum Zwecke der Beantwortung Ihrer Anfrage via Support-Formular

nein

nein

Nur Anfragen zu eigenen Veranstaltungen

ja

Newsletter: E-Mail, Name (freiwillig)

Erbringung der angeforderten Leistung

nein

nein

nein

ja

Technische Informationen (automatisch, bei bestimmten Ereignissen), IP-Adresse

Identifikation von technischen Programmfehlern und die Unterbindung von erkannten Manipulationsversuchen (z. B. systematischen Ausprobieren von Passwörtern oder Angriffe auf die Betriebsinfrastruktur)

nein

nein

nein

ja

 

Gespeicherte Daten von Teilnehmern

Zur Buchung von Sportangeboten ist ein Konto beim Hochschulsport nötig. Bei der Registrierung und der anschließenden Buchung von Sportangeboten werden die folgenden Daten von Teilnehmern erfasst:

 

Erfasste Daten (Erfassungsart)

Zweck

Zugriff durch Nutzergruppe „Benutzer“

Zugriff durch Nutzergruppe „Teilnehmer“

Zugriff durch Nutzergruppe „Übungsleiter“

Zugriff durch Nutzergruppe „Verwaltung“

Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort, Geschlecht (Pflichtangaben)

  • Kontakt, Ansprache, Login

  • Newsletter-Versand (wenn aktiviert)

  • Zugangsbeschränkung nach Geschlecht (z. B. reine Damentrainingsgruppen)

nein

Eigene Daten

für Teilnehmer eigener Veranstaltungen (außer Passwort)

ja

weitere Eigenschaften zum Hochschulsport-Konto (freiwillige Angabe)

Ansprache, Kontaktmöglichkeit (z. B. Telefonnummer, Anrede)

nein

Eigene Daten

nein

ja

Zugehörigkeit zu einer Personengruppe (Pflichtangabe)

Vergünstigungen (Beiträge, Buchungszeiten) für Stunden und Angehörige der HTWK Leipzig

nein

Eigene Daten

für Teilnehmer eigener Veranstaltungen

ja

Anschrift des Teilnehmers (nur Pflicht bei Buchung beitragspflichtiger Veranstaltungen)

Durchführung von Forderungsmanagement (Mahnwesen)

nein

Eigene Daten

nein

ja

gebuchte Veranstaltungen (automatisch erfasste Daten bei Buchung von Veranstaltungen)

  • Veranstaltungsmanagement und -auslastung, Raumplanung

  • Abrechnungszwecke/Beitragszahlung

  • Statistische Auswertungen zu Kursbelegung und Beitragsentwicklung

  • Zulassung zu Folgeveranstaltungen (z. B. Aufbaukursen)

nein

Eigene Daten

nur eigene Veranstaltungen

ja

stornierte Buchungen zu Veranstaltungen (automatische oder durch Teilnehmer selbst durchgeführte Datenerfassung)

Datum der Stornierung einer Veranstaltungsbuchung inkl. einem Kennzeichen, wer die Stornierung durchgeführt wurde (z. B. manuell durch den Teilnehmer selbst)

nein

Eigene Daten

nur eigene Veranstaltungen

ja

Qualifikation (freiwillige Angaben)

zur Identifikation und gezielten Ansprache von (Leistungs-) Sportlern und/oder Übungsleitern für HTWK-Mannschaften, Trainer und/oder Übungsleiter

nein

Eigene Daten

nein

ja

Datum des letzten Logins (automatische Erfassung)

zur Bestimmung des Löschzeitpunktes des Kontos (siehe Abschnitt „Löschung von Daten von Teilnehmern“)

nein

nein

nein

nein

Überweisungsinformationen (Datum des Zahlungseingangs, Kontoinhaber, Überweisungstext; keine IBAN/BIC) (Quelle: Dezernat Finanzen)

Zuordnung der Überweisung zu einer getätigten Buchung

nein

nein

nein

ja

Weitere Merkmale (freiwillige Angabe bei ausgewählten Veranstaltungen)

Verbesserung der zu erbringenden Dienstleistung (z. B. Konfektionsgröße zur Bestellung von Sportkleidung für die Teilnehmer bei Marathonveranstaltungen)

nein

Eigene Daten

nein

ja

Gutschriften (automatisch, falls zutreffend)

zur Verrechnung von vorhandenen Gutschriften mit weiteren, beitragspflichtigen Buchungen

nein

nein

nein

ja

Wartelistenwunsch für ausgebuchte Sportangebote (automatisch, falls zutreffend)

Versand von entsprechenden Informationen, wenn Plätze für die Veranstaltung frei werden

nein

Eigene Daten

nein

ja

 

Gespeicherte Daten von Übungsleitern

Von Übungsleitern werden neben den Information, die unter den Nutzergruppen „Besucher“ und „Teilnehmer“ (falls zutreffend), zusätzlich diese Informationen gespeichert.

Erfasste Daten

Zweck

Zugriff durch Nutzergruppe „Benutzer“

Zugriff durch Nutzergruppe „Teilnehmer“

Zugriff durch Nutzergruppe „Übungsleiter“

Zugriff durch Nutzergruppe „Verwaltung“

Zuordnung Übungsleitung - Veranstaltung

Management der Veranstaltung (Leistungserbringung)

nein

nein

nein

ja

 

Einsicht in gespeicherte Daten

Um Sie als Teilnehmer und/oder Übungsleiter bei der Auslebung Ihres Rechts, Einsicht, Korrektur und Löschung in die über Sie gespeicherten Daten zu nehmen, zu unterstützen, haben wir das Datenblatt-Formular geschaffen (Menü „Mein Sport“ →„Datenblatt“). Mithilfe des Formulars können Sie alle über Sie bei uns gespeicherten Daten einsehen.

Darüber hinaus können Sie selbstverständlich Ihr Recht geltend machen uns, bezüglich der über Sie gespeicherten Daten zu kontaktieren.

Löschung von Daten

Daten von Benutzern

  • Support-Anfragen und Technische Informationen (ohne Teilnehmerzugehörigkeit) werden nach Ablauf von 12 Monaten nach Erstellung gelöscht.

  • E-Mail-Adresse zwecks Versendung von Newslettern wird unmittelbar nach Austragung aus dem Verteiler (durch Nutzer selbst oder Verwaltung) durchgeführt.

 

Daten von Teilnehmern und Übungsleitern

Alle nachstehenden Daten werden 12 Monate nach dem letzten erfolgreichen Login des jeweiligen IBUS-Kontos automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Daten

Art der Veränderung

Beschreibung

Vor- und Zuname, Passwort, E-Mail

Anonymisierung

Ersetzung durch feste Zeichenkette, da Pflichtfeld

  • Adressdaten

  • weitere Eigenschaften zum Hochschulsport-Konto (z. B. Titel, Kontaktdaten, Matrikelnummer)

  • Qualifikation

  • Überweisungsinformationen

  • weitere Informationen

  • Gutschriften

  • Wartelistenwünsche

  • Support-Anfragen

  • technische Informationen (mit Teilnehmerzugehörigkeit)

Löschung

 

 

Teilnehmer und Übungsleiter haben darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit, ihr IBUS-Konto manuell zu löschen (Menü „Mein Sport“ →“Account stilllegen“). Dabei werden die gleichen Abläufe zu Löschung bzw. Anonymisierung durchgeführt.

Cookies und Logging

Bei sogenannten Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (z. B. Computer) gespeichert werden und bei jeder Anfrage an die Internetseite, zu der der Cookie gehört, mitgesendet werden. So wird es möglich, Sie bzw. Ihr Endgerät über mehrere Anfragen „wiederzuerkennen“.

Das IBUS-System des Hochschulsportzentrums der HTWK Leipzig benötigt aus technischer Sicht Cookies, um Sie (bzw. Ihr IBUS-Konto) über mehrere Anfragen (z. B. den dreiseitigen Buchungsprozess einer Veranstaltung) „wiederzuerkennen“.

Weiterhin benutzen wir einen Cookie der uns dabei hilft, die von Ihnen zuletzt eingestellte Sprache (z. B. Deutsch) bei Ihrem nächsten Besuch voreinzustellen.

Wir verwenden Cookies nicht, um Sie (bzw. Ihr Endgerät) über die o. g. Funktionen hinaus zu verfolgen (z. B. um die Häufigkeit Ihrer Besuche o.ä. zu messen).

Weitere Datenverarbeitung

Mit der Teilnahme am Hochschulsport wird die Einwilligung mit einer entsprechenden internen Datenverarbeitung zum Zwecke der Organisation, der Verwaltung, der Evaluation und des Qualitätsmanagements des Hochschulsports erklärt.

Bei Sportangeboten und Veranstaltungen des Hochschulsports kann es zu einer Fotodokumentation kommen. Die Bilder werden in unterschiedlichen Medien auch Online zur Verfügung gestellt. Jeder Veranstaltungsteilnehmer willigt ein, dass diese Fotos unentgeltlich verwendet werden können. Die Einwilligung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden.

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